SAFe Team Kanban: Optimización del Flujo

SAFe Team Kanban es un método ágil utilizado por equipos dentro de un Tren Ágil de Lanzamiento (ART) para entregar continuamente valor. Los equipos SAFe Kanban aplican un proceso basado en flujo a su trabajo diario y operan dentro de la cadencia de iteración del Tren Ágil de Lanzamiento. El método Kanban proporciona una estrategia para optimizar el flujo de valor utilizando un sistema visual basado en extracción en lugar de que el trabajo sea empujado hacia el equipo o por el equipo. Comprende las siguientes tres prácticas que funcionan de manera conjunta [1]:

1. Definir y visualizar un flujo de trabajo.
2. Gestionar activamente los elementos en un flujo de trabajo.
3. Mejorar un flujo de trabajo.

En el contexto de SAFe, los sistemas Kanban gestionan la lista de pendientes y el flujo de trabajo en todos los niveles del marco. Cada uno refleja el proceso único de un equipo para entregar valor y su flujo de trabajo y capacidad actual.

La mayoría de los equipos ágiles utilizan SAFe Scrum como su método principal para entregar valor. Sin embargo, algunos equipos tienen una llegada rápida e irregular de trabajo y prioridades que cambian rápidamente, lo que reduce el valor de la inversión de tiempo en la planificación de iteraciones. En estos casos, los equipos a menudo eligen SAFe Team Kanban. Por ejemplo, los Equipos del Sistema, operaciones, soporte, hardware y varios equipos comerciales a menudo encuentran que SAFe Team Kanban es una buena elección para su contexto. Además, el nivel de visibilidad y flujo que proporciona Kanban hace que se extienda a diferentes partes de la organización. Hoy en día, muchas organizaciones adoptan Kanban para ayudar a abrazar los Principios Lean-Ágiles en todos los aspectos del negocio, desde marketing hasta finanzas, recursos humanos hasta legal, seguridad hasta cumplimiento, operaciones hasta equipos ágiles, y más.

Al igual que todos los Equipos Ágiles de SAFe, los equipos Kanban determinan cómo gestionan su trabajo. Crean y refinan elementos de la lista de pendientes, que suelen expresarse como Historias con criterios de aceptación, para definir y lograr sus Objetivos del PI del Equipo. Luego construyen, integran, prueban, validan y despliegan la nueva funcionalidad, asegurando la Calidad Incorporada. Dado que los equipos Kanban suelen tener todos los roles y habilidades necesarios para desarrollar y entregar incrementos de valor, operan con las restricciones y dependencias mínimas posibles con otros equipos. Un equipo Kanban autogestionado y multifuncional crea un entorno de trabajo más agradable, divertido y productivo con comunicación constante, conflicto constructivo e interacción dinámica.

El Tablero de SAFe Team Kanban

Un sistema Kanban incluye un ‘tablero Kanban’ utilizado para visualizar y gestionar el trabajo que fluye a través del sistema. Los elementos estándar de un tablero Kanban se muestran en la Figura 1.

• Los límites de Trabajo en Progreso (WIP) establecen el número máximo de elementos para un estado individual del flujo de trabajo.
• Las columnas representan una serie de pasos, cada uno representando una actividad que define colectivamente el flujo de trabajo del equipo.
• Las tarjetas representan elementos de trabajo, como historias de usuario y habilitadores.
• Las filas separan y resaltan elementos de trabajo relacionados para definir el flujo de trabajo del equipo. El uso típico de las filas incluye la separación del trabajo para diferentes clases de servicio, como filas para la aceleración, flujos de trabajo individuales, dependencias entre equipos, características y más.
• Las políticas especifican cómo se gestiona el trabajo, como criterios de salida o entrada para mover un elemento de trabajo de un estado a otro o la definición de las reglas para las clases de servicio.

El Método SAFe Team Kanban

Si bien Kanban guía la gestión del trabajo en un sistema basado en flujo, no es explícito en lo que respecta a los roles, responsabilidades y eventos que los equipos utilizan para aplicar Kanban como su práctica ágil. SAFe aborda esto, como se ilustra en la Figura 2 a continuación. Cada elemento del método SAFe Team Kanban se describe en las siguientes secciones.

Lista de Pendientes del Equipo

La Lista de Pendientes del Equipo contiene todo el trabajo futuro necesario para avanzar en la solución. Los equipos continúan refinando la lista de pendientes para asegurarse de que haya algunas historias listas para su implementación sin riesgos significativos o sorpresas. Durante la Planificación del PI, los equipos descomponen las Funcionalidades en historias en la lista de pendientes y establecen sus Objetivos del PI. Las preocupaciones locales del equipo (otras nuevas funcionalidades, defectos, refactorizaciones, deuda técnica y mantenimiento) también están en la lista de pendientes. Estas historias recargan la lista de pendientes del equipo para el próximo PI. Pero dado que la planificación del PI es de alto nivel, es probable que los equipos necesiten ajustar sus planes a medida que se refinan las historias, se establecen criterios de aceptación y surgen otros hechos nuevos. Además, la retroalimentación de incrementos anteriores, la Demostración del Sistema y otros grupos con los que colaboran proporcionan actualizaciones en cascada a la lista de pendientes y al flujo de trabajo.

Planificación

Aunque el flujo de trabajo es continuo, la planificación es valorada en el ágil, y los equipos Kanban no son una excepción. Muchos equipos Kanban planifican semanalmente para coordinar su trabajo, reabastecer historias en la lista de pendientes y abordar dependencias y compromisos con fechas fijas. Algunos equipos Kanban encuentran conveniente alinear su planificación semanal con la cadencia de iteración del ART. Una vez completada, el equipo registra el trabajo planificado en un lugar visible, como un tablero Kanban físico o una herramienta de gestión de proyectos ágiles. Un plazo de tiempo de planificación semanal de 60-90 minutos es típico. Como parte de la planificación, los equipos SAFe Kanban a menudo establecen objetivos de iteración, que proporcionan a los Equipos Ágiles, a las partes interesadas del Tren de Lanzamiento Ágil y a la dirección un lenguaje compartido para mantener la alineación, gestionar las dependencias y realizar ajustes necesarios durante la ejecución del PI. Los equipos Kanban reabastecen continuamente la lista de pendientes e identifican las historias que deben completarse en un plazo específico (fecha fija o clase de servicio acelerado). También aseguran que exista una cantidad suficiente de elementos de la lista de pendientes priorizados para al menos una o dos iteraciones. Ese es su plan y compromiso con el negocio.

Entrega

En SAFe, los equipos aplican Kanban dentro de la cadencia de desarrollo y los requisitos de sincronización del Tren de Lanzamiento Ágil. Ellos, como otros, realizan entregas a pedido. Esta cadencia y sincronización facilitan la alineación, la gestión de dependencias y los ciclos de aprendizaje integrados y rápidos (Principio SAFe #4). El sistema Kanban visualiza todo el trabajo activo y pendiente, los estados del flujo de trabajo y los límites de WIP. Un elemento de trabajo puede pasar a un estado solo cuando el número de elementos en ese paso es inferior al límite de WIP. Algunas actividades (generalmente al principio y al final) pueden no tener límites. Los límites de WIP son definidos y ajustados por el equipo, lo que les permite adaptarse rápidamente a las variaciones en el flujo de desarrollo de sistemas complejos.

Sincronización del Equipo

Además de la reunión de planificación semanal, los equipos Kanban coordinan su trabajo a lo largo de la semana. Deciden si estas sincronizaciones están basadas en la cadencia o son ad hoc. El ritmo y el momento pueden variar significativamente según las etapas de desarrollo. Un patrón típico es realizar una sincronización del equipo semanal en el centro de la semana. Los equipos Kanban suelen discutir los siguientes tipos de temas durante este tiempo:

• Revisar cómo fluye el trabajo y eliminar impedimentos.
• Revisión entre compañeros del Trabajo en Progreso (WIP) y ajuste del trabajo planificado.
• Revisar y aceptar historias.
• Discutir mejoras en el proceso del equipo.
• Planificar las demostraciones del sistema que se realizan a lo largo del PI.
• Supervisar compromisos con fechas fijas y métricas de flujo.

En un sistema basado en flujo, el equipo puede liberar el trabajo en etapas posteriores sin aprobaciones o aprobaciones formales, sujeto a las políticas del equipo. Por lo tanto, la emulación y la colaboración son habituales e informales para ayudar a garantizar una calidad incorporada antes del despliegue.

Demostraciones del Sistema

Al igual que todos los Equipos Ágiles de SAFe, los equipos Kanban participan en las demostraciones del sistema del ART, lo que representa otra forma de sincronización dentro del equipo y en todo el ART. Esta sincronización garantiza la integración del trabajo del equipo en la solución, incluyendo la demostración del progreso. También fomenta la colaboración con otros grupos y partes interesadas para evaluar la solución, realizando correcciones en el camino si es necesario.

Incremento

Los equipos Kanban entregan pequeños incrementos de valor a lo largo del PI, representando cómo evoluciona la nueva funcionalidad. Cada incremento es aditivo y es un elemento de solución trabajado, probado y funcional.

Retrospectiva

Los equipos Kanban reflexionan periódicamente e identifican nuevas ideas para mejorar su proceso. Estas mejoras a menudo resultan en actualizaciones en el tablero Kanban para capturar el proceso revisado. Las retrospectivas ayudan a inculcar el concepto de mejora constante, uno de los Valores Centrales de SAFe, garantizando que el equipo mejore continuamente. Si bien son opcionales, los equipos pueden realizar una retrospectiva en cada iteración alineada con el ART o al menos una vez por PI, generalmente justo antes del evento de Inspección y Adaptación (I&A) del ART. De esta manera, el conocimiento de su retrospectiva de equipo puede informar la parte de resolución de problemas del I&A.

Roles Kanban

Aunque Kanban es generalmente menos específico en cuanto a roles de equipo, SAFe aplica los dos roles especiales de equipo Scrum: el Propietario del Producto y el Scrum Master/Coach del Equipo. Estos roles han surgido en la práctica como igualmente útiles para los Equipos Ágiles que aplican SAFe Team Kanban (Figura 3).

• El Propietario del Producto (PO) es un miembro del Equipo Ágil responsable de maximizar el valor entregado por el equipo y garantizar que la Lista de Pendientes del Equipo esté alineada con las necesidades de los clientes y las partes interesadas. Como miembro de la función extendida de Gestión de Productos, el PO es el principal defensor del cliente del equipo y el enlace entre la estrategia comercial y tecnológica. Este papel permite que el equipo equilibre las necesidades de múltiples partes interesadas mientras evoluciona continuamente la Solución. Ellos sirven como propietarios del proceso Kanban y priorizan la Lista de Pendientes del Equipo para ayudar a garantizar que el equipo esté construyendo lo correcto.
• El Scrum Master/Coach del Equipo SAFe (SM/TC) es un líder servidor y entrenador para un Equipo Ágil. Ayudan a educar al equipo en Kanban, Calidad Incorporada y Scrum SAFe, asegurándose de que se sigan los procesos ágiles acordados. También ayudan a eliminar obstáculos y fomentan un entorno de dinámica de equipo de alto rendimiento, flujo continuo y mejora constante.

Establecimiento del Team Kanban

Los sistemas Kanban efectivos se establecen en función de las necesidades de cada Equipo Ágil y el tipo de trabajo que realizan (por ejemplo, desarrollo de software, hardware, marketing). El establecimiento del sistema Kanban generalmente involucra a todo el Equipo Ágil con la orientación y facilitación de un coach experimentado.

El artículo de orientación ampliado de SAFe, « Aplicación de Kanban en SAFe », describe cómo establecer un sistema Kanban y cómo se conectan en SAFe. La Figura 4 ilustra un ejemplo de un sistema Kanban del equipo más completamente elaborado.

Mejora y Medición del Flujo

Medición del Flujo: Los sistemas Kanban proporcionan un conjunto rico de datos que pueden identificar cuellos de botella y mejorar el flujo. Varias métricas estándar pueden medir diferentes aspectos del flujo. Estas métricas incluyen Distribución de Flujo, Velocidad de Flujo, Tiempo de Flujo, Carga de Flujo, Eficiencia de Flujo y Predictibilidad de Flujo. Consulta los artículos Medir y Crecer y Flujo del Equipo para obtener información sobre la medición del flujo.

Optimización del Flujo

Un tablero Kanban es una herramienta dinámica que evoluciona a medida que el equipo lo utiliza y se adapta para satisfacer sus necesidades. Después de definir el proceso inicial y los límites de WIP, al poner en marcha el sistema, los cuellos de botella se vuelven visibles y se pueden abordar. Otros cambios para optimizar el flujo podrían incluir la adición, fusión o división de pasos, la incorporación de buffers o la redefinición de estados de flujo de trabajo.

Estimación del Trabajo

Debido a la naturaleza cambiante y rápida de los elementos de trabajo, generalmente se presta menos énfasis en la estimación de historias en comparación con Scrum. En su lugar, los equipos Kanban observan el trabajo necesario, lo dimensionan correctamente dividiendo elementos grandes cuando es necesario y tiran el trabajo resultante a través del sistema Kanban hasta su finalización. Sin embargo, los equipos SAFe siguen estimando la demanda de trabajo en función de su capacidad durante la planificación del PI y contribuyen a las estimaciones de los elementos de la lista de pendientes interfuncionales (por ejemplo, características y épicas).

Difusión y Colaboración

El flujo de trabajo del equipo Kanban promueve la comunicación constante, el trabajo en equipo y la colaboración. Dado que los equipos Kanban suelen ser multifuncionales y autogestionados, los miembros del equipo tienen la capacidad de compartir conocimientos y trabajar juntos de manera más efectiva. Esto ayuda a asegurar una mayor calidad en el trabajo y a que los miembros del equipo se sientan más comprometidos y satisfechos en su entorno de trabajo.

Control del WIP y la Eficiencia

Uno de los aspectos fundamentales del sistema Kanban es el control del Trabajo en Progreso (WIP). Establecer límites de WIP en cada estado del flujo de trabajo ayuda a mantener un flujo constante y a evitar la sobrecarga del equipo. Esto se traduce en un trabajo de mayor calidad y la capacidad de abordar problemas antes de que se conviertan en cuellos de botella.

En resumen, SAFe Team Kanban es una metodología ágil altamente efectiva que permite a los equipos mantener un flujo de trabajo continuo y optimizado. Al enfocarse en el flujo de valor, la colaboración y la mejora continua, los equipos Kanban pueden lograr una mayor eficiencia y ofrecer resultados de alta calidad en un entorno ágil.

Recuerda que la implementación de SAFe Team Kanban debe adaptarse a las necesidades específicas de tu organización y equipo. La flexibilidad y la capacidad de mejora continua son aspectos clave de este enfoque ágil.